囗 吴波 等译
与作者交流
2.65 尽早与作者建立联系
著作的编辑应在初步审阅原稿后便与作者建立联系。若想对原稿做重大修改，但作者不愿配合，编辑就需花很多时间和精力去协调，这种情况下，尽早与作者取得联系显得尤为重要。同样，为了尽快出版发行，若需要作者作出整体性的改动，期刊原稿编辑会在编辑加工工作伊始便通知作者。大部分作者都愿意遵循出版社规定的格式；不大乐意的作者最终也会妥协。除了丛书和期刊必须采用规定的格式之外，作者的意见通常都能获得尊重。需要作出大幅改动的原稿，如果时间允许的话，应先把编辑样稿寄给作者，获得其认可后再继续进行编辑。
2.66 向作者提供编辑批注和提出疑问
编辑在统一格式以及改正错误时无需提供批注——如果所做的改动在编辑过的原稿上十分明显的话。对于不太明显的问题所做的修改则可能需要批注。批注应简洁，避免随意、学究、居高临下或气愤的语气；往往一个简单的“OK?”便可以了。不能用是或否来回答的批注要更具体些：“Do you mean X or Y?”（“你是指X还是Y？”）以下是编辑需要批注或提出疑问的情况：
● 在电子原稿上注明某一个针对全文的改动只在第一次出现时标注，以后的改动不再标注；
● 指出不一致之处，如名字拼写不统一，或注释中所标明的引用来源与参考文献不一致；
● 指出明显的遗漏，比如缺少引号或来源引用；
● 指出引语中可能存在错误；
● 指出重复之处（比如“故意重复？”或者“请改述以避免重复，好吗？”）；
● 请求作者确认不易查证拼写的名称或术语；
● 要求澄清具有歧义或意义混乱的地方；
● 指出编辑在改正常识性错误时所依据的参考来源。
2.67 给作者的附函
编辑给作者的附函一般和编辑后的原稿一起寄给作者，有时也单独寄送，信中应包含以下部分或全部内容（已和作者沟通过的内容不必在信中重提）：
● 解释针对原稿所做的编辑工作的性质和范畴。比如，遵照出版社的格式要求对拼写和标点进行调整，个别地方重新表述使意思更加清楚，或者删除不经意的重复，等等；
● 如果向作者寄送保留了所有编辑标记的原稿，要对编辑的过程和方法进行说明，即说明是使用修改软件还是采用人工编辑，并简要介绍所使用的编辑符号的意义；
● 向作者介绍如何对提问进行回复，如何删除不需要的编辑内容，以及如何对已编辑的原稿做进一步的修改；
● 提醒作者对已编辑的原稿进行检查是最后一次进行大幅修改、添加或删除内容的机会，如有必要，还应检查引用的内容和引文；
● 提醒作者仔细检查编辑内容，因为编辑并非是完全准确无误的，编辑过程中未被改正的错误到校阅清样的环节时，会被认为是“作者所做的修正”，并由作者负责；
● 提醒作者保存校阅后的原稿（以供校对清样时使用）；
● 告诉作者将原稿返回编辑的截止日期；
● 若有索引的话，对索引进行简短的讨论——是否由作者本人编写索引，是否需要准备索引说明，或者是否要由作者出资聘用专业索引制作人员来制作索引；
● 要求作者确认本人通讯信息以供后期联系时使用。
2.68 将编辑后的原稿寄给作者
电子编辑过的著作原稿——由于其篇幅较长且较复杂——常将打印稿寄给作者（或者做成PDF格式的文件由作者打印出来）。作者在打印稿上进行审阅并做标记，然后交还给编辑，再由编辑将作者所做的修改加入电子原稿中。有些作者也可能会要求校阅电子原稿（与编辑使用相同的软件），这样便节省了打印和寄送的费用。如果由作者直接在电子原稿上进行校阅，编辑需要采取一定的措施以防作者未作标注就对文稿进行改动——无论是出于疏忽还是其他原因。人工编辑的纸质原稿应先复印一份后再寄给作者；同样，编辑应建议作者先复印校阅过的原稿再将其寄还。人工编辑的原稿和经过作者校阅的电子原稿的打印稿一样，一旦丢失，所有的工作都只好再做一遍。
2.69 检查作者的最后修改
作者寄回原稿后，编辑要通读一遍，了解作者做了哪些修改，检查作者是否回答了先前自己提出的问题，并对新增的材料进行编辑。除了格式调整，应该以作者的版本为主；如果作者的版本因某些原因不能被接受，应采用一个折中的办法。在这个过程中，编辑应更新电子文稿；若原稿是人工编辑的稿件，需要整理和重新录入新增的材料，并删除原稿中针对作者的提问。
准备用于发排的终稿
2.70 保证排版标记正确无误
从出版的角度看，原稿包含内容和结构两个层面的信息。内容包括著作或文章中的所有文本和插图；结构则是原稿的组成部分——标题、小标题、正文、引文、脚注编号和脚注、插图和表格等。这些部分在原稿上用电子或手写的代码或说明来标识。对原稿进行排版时——也就是根据原稿生成著作和文章的页面或HTML格式的全文文本——每一部分都要根据设计模板（通过编码做成电子版纸张的样式）的要求来设定格式或显示。设计模板规定了文本和表格中所有内容的字体、字号、颜色、行距，以及图像的大小及位置参数等。因此，需检查终稿以确保排版标记准确、统一，且与设计模板上的相关内容一一对应。
2.71 字体说明和手写标记
偶尔会出现著作上没有可用的设计样版或具体的排版说明的情况，编辑需在打印稿上标注合适的字体和排版说明，此类标注一般标记在著作的每个部分第一次出现的地方。比如，在正文第一段页边空白的地方标注：“text：10/12 Times Roman×26”（表示正文字号10，行距12，字体为Times Roman，每行可输26个字）；在第一个引文旁标注：“extract： 9/11 Times Roman; indent 2 pi from left”（表示引文字号9，行距11，字体为Times Roman，左边缩进两个字符）。如果统一将所有的例子标注为“ext”，所有的一级小标题都标注为“A”等，排版说明就能变得相当简洁。
2.72 保证页码正确
编辑应在原稿上标明用罗马数字标注的页码在哪一页结束、阿拉伯数字标注的页码从哪一页开始，以及页码是否会出现在页面上（即页码会“显示”还是“隐藏”）。此外，若分部标题及第一章都从第3页开始，则应在该章开头标注“arabic p.3”（阿拉伯数字第3页），并标明其后部分是从正面还是反面开始。为已经排好版或已经印刷的图书重编页码非常昂贵，因此编辑应检查图书的每一部分——前辅文、正文、后辅文——的顺序是否正确，目录中的顺序是否与正文一致。
2.73 制作页眉
编辑需要制作一份页眉（或页脚）列表，该列表要清楚地说明哪些标题出现在纸张反面（左页）、哪些出现在正面（右页）。页眉的长度为一行，且包含页码，因此可能需要精简章节或文章标题，但是必须保留标题中的关键词（有时候，关键词出现在章节小标题中）。页眉内容需要获得作者同意；如果可能，编辑应把页眉列表随编辑后的原稿一起寄给作者。在缩短外语标题时，不能省略与后一个词的词尾变格有关的词。页眉列表应与其他电子文档一起随原稿交到排版人员手中。如果页眉表示特定页面的内容（而非章节内容），其具体文本应在页面排定之后（或页面排版同时）决定。比如，包含页码范围的注释的页眉只能在排定页码后才能决定，这些通常由出版社在一校样上注明。
2.74 出版清单（production checklist）
用于排版的原稿通常附有一张清单，上面记录了项目信息、出版流程等重要数据。这样的清单对著作来说尤其重要，它包含以下内容：
● 作者姓名、著作标题
● 该项目的组成内容：电子文档、打印稿、插图等
● 编辑终稿时使用的软件、文件名列表
● 说明用于排版的电子文档的代码、代码列表、特殊说明，以及特殊字符、字体列表
● 尚未提交的材料列表
● 说明注释的类别——比如脚注、章节尾注、全书尾注
● 放在前辅文、正文、后辅文中的内容列表，并注明哪些部分必须从正面开始
● 如果是著作，说明应该制作多少套纸质清样
电子编辑
2.75 做好备份
编辑应在编辑进程中不断对原稿进行备份，每个重要版本都单独保存。未经过编辑的作者原稿（即保存时未作任何改动）需要存档，编辑过程中每个重要阶段的版本也应备份。有些编辑每天或每周都会进行备份——在必要时可以查阅先前阶段所做的编辑。保存每个重要阶段的版本时应使用不同的名字（比如在文件名后加上A、B、C等，或采用更具描述性的名称），存在不同的目录（或文件夹）中，还要避免覆盖先前的版本，不要在先前的版本上进行编辑。在编辑过程中，应经常保存打开的文档。此外，作为特别的预防措施，还可以将备份上传到离线服务器上。
2.76 制作一份做过版面清理、未经编辑的原稿
有些出版社会向原稿编辑提供做过版面清理的电子文档——这些文档经过转换（若有必要）和排版（有时包括电子标记），可以用特定的文字处理程序或在专业的文本编辑环境下立即开始编辑（出版社也可能只提供打印稿，然后在编辑过程中不断根据人工编辑过的稿件更新电子文档）。不过许多编辑需要自己做版面清理，并对作者的电子文稿进行排版。所有在电子稿上工作的编辑都应精通需要使用的软件。即便有标准而强大的文本编辑工具，编辑至少应该学习使用“宏”（macros）［“宏指令”（macroinstruction）的缩写］，并能熟练使用“搜索”（search）、“替换”（replace）选项［包括模式匹配或“通配符”（wildcards）］，这能节约很多工作量。编辑可以从相关软件的“帮助”文档开始学习，更高级的用户有时会借助第三方公司专为编辑写的宏代码组来开发适合自己的软件。
2.77 对电子文档进行版面清理
在编辑原稿之前，编辑应确定文档是作者的最新版本（如果文档中有嵌入式修订标记则表示可能不是最新版本）。接着就是对电子文档进行版面清理并准备开始编辑——如果出版社没有预先做过版面清理的话。以下列表是对原稿进行版面清理时可能需要进行的步骤，并不是所有的版面清理都需要进行下列每一步，也不必拘泥于该列表的顺序。此外，尽管许多编辑希望其中至少有几个步骤能实现自动化且能预先处理，列表中的大部分内容还是得通过编辑的操作来完成——第一次浏览原稿的同时便要对版面清理的每一个步骤进行具体考量。若没有预先考虑稿件中的特殊之处，有些版面清理的步骤便不能针对全文进行（预先按这个列表操作的好处在于：如果有未考虑到的例外情况，可以在稍后第一次通读原稿时进行修正，但要随时注意预防意外情况的发生，并经常在保存文档之前进行检查，在必要时能够撤销对原稿所做的整体改动）。这张列表应根据原稿的实际情况和出版社的要求进行变通。一般来说，编辑原稿时应关闭自动划红线的功能。
1. 若有必要，转换文档格式以便能采用出版社要求的软件来进行编辑；
2. 若有必要，改变原稿和所有子文档的语言设置（比如从英式英语改为美式英语，反之亦然）。这样能保证拼写检查可以作出正确的提示；
3. 著作的每个章节和其他部分可能会在独立的目录（或文件夹）中，先将所有的文本放到同一个电子文档里可节约大量时间（合并原稿时要格外小心，要保证顺序准确且避免遗漏；合并文档或把一个文档拆分成几个部分时，要反复检查每个部分的开头和结尾以及首尾部分的注释）。对同一目录内的多个文档进行整理时还可以使用宏；
4. 滚动浏览原稿全文（使用编辑软件以显示格式和标注，包括标识空格和硬回车之类的“隐形”标记），查找并改正明显的转换错误（比如特殊字符）和格式问题（比如在段落中出现硬回车），必要时可参考原稿原件；
5. 识别图形和表格并妥当处理，比如把图形或表格拖到不同的文档中；
6. 原稿中有些部分（比如章节标题、小标题、卷首题词、引文节选、诗歌，以及诗节间有意多空几行并插入装饰或其他图案，等等）最初很容易识别，但随着文本格式被转换，一些视觉上的提示便消失了，因而需根据要求使用标签或其他代码；
7. 删除或改正无关的空格和跳格，包括删除两个及以上的连续空格（在句子之间或其他地方）或在段落结尾处的多个空格和跳格。用首行固定键或软件预设的缩进代替段落首行开头前的多个空格以及其他缩进（全文格式统一）；
8. 把多个硬回车改为一个硬回车；
9. 把下划线改为斜体。不过有些下划线可能的确表示强调，比如在手写书信集中，这种下划线应该保留，并且用注释向出版社指出该处例外；
10. 修改引号（quotation marks）和撇号（apostrophe）；确保单词开头的撇号都是正确的（比如“them”的缩写是“’em”而非“‘em”）。有时候，首先要确认作者没有在音译语言中使用左右单引号来代替停顿符号或其他拼写符号；
11. 修改与引号相邻的逗号（comma）和句号（period）的位置；
12. 规范使用长破折号（em dash）和省略号（ellipses）；
13. 必要的时候把数字之间的连字符（hyphen）改成短破折号（en dash）。若使用宏进行操作，在第一次编辑时运行宏来进行修改和添加例外情况更加有效；
14. 把脚注转换为尾注，或将尾注转换为脚注；
15. 删除不必要的连字符（比如不管有无开启连字符功能，软件会自动在句末断开的单词中加连字符）。大部分文字处理工具都能搜索此类连字符；
16. 找出被写成数字1的小写字母l和被写成0的小写字母o——反之亦然——并进行修改。可使用模式匹配功能搜索双字符组合，找出含有l或o且与其毗邻的表述中含有数字的单词；
17. 采用模式匹配方式搜索全文，对不统一之处进行修改。比如，如果参考文献中姓名的两个或三个首字母连在了一起，可以通过全文查找、检查大写字母组合，并将其替代为加了空格的相同字母组合（比如，把E.B.White改成E. B.White）；
18. 将行距、字体和页边距调至所设定的值。
最后一步——假设在编辑之前已经通过以上这些步骤对版面进行了清理——对清理干净的、未经编辑的原稿进行备份。
（未完待续）