服务全生命周期的数字迎新系统
文/刘宏磊 张宁 郭倩 吴飞龙 韩博
图1 数字迎新系统主要功能
在多年的不断升级改造中，将迎新业务拓展开，一方面向前延伸到学生收到录取通知书时，即开始电子预注册，启动校园生活之旅。为新生提前开启入校的第一道网络虚拟大门。另一方面向后延伸，关注学生在学期间的全生命周期管理与服务，完整记录各学期注册情况，直到学生毕业离校。
目前西安交通大学数字迎新及相关系统以学生全生命周期服务为准线，涵盖电子预注册、迎新现场注册、学期注册、电子离校等核心服务，以及即时通信、消息推送等服务，变信息查询为主动推送，提高用户体验。
整体架构
迎新中各项业务的业务数据集中到统一的中央数据库，所有与迎新相关的部门在同一平台、同一数据源头办公，通过条形码、RFID技术的使用确保信息及时、准确、快速地传递，也避免出现信息不对称、信息互相矛盾等问题。大大简化了各种填表、确认环节，将传统迎新工作中需较长时间完成的填报、缴费、信息采集、体检、注册等集中到2天内完成，提高了现场办公效率。
数字迎新系统的主要功能如图1所示。新生被录取后，广义上就可以算作学校一员，可以开始自己的在学生命周期。首先可以完成电子预注册业务，包括：
1.访问迎新网站，了解迎新信息、流程、政策，查询校园地图，领略校园实景风貌；同时激活统一身份认证账号——NetID，获得学校电子邮箱，拥有伴随终身的学校电子身份标识；
2.完善个人电子档案，为入校后的学习生活储备基本信息；
3.自主申请宿舍，宿舍分配情况可以在迎新网站中查询；
4.选择申请绿色通道缓缴或代缴学费，绿色通道申请、缴欠费情况也可以在迎新网站中查询；
5.使用即时通信系统——海豚IM，通过“手机摇一摇”功能提前认识舍友、同学、老乡。
学生在来校途中和进入校门后，可以使用海豚IM特别为新生提供的“步步入学”功能，获得基于地理位置的报道指引，便于规划报到流程。
到校后在报到现场，新生通过迎新网随时查询报到进度时间轴，与需要办理的事宜及联系老师。“迎新注册系统”为各单位提供一致的共享信息和协同工作平台，为学院及部门管理员提供更丰富、更灵活的综合查询、统计分析功能和学生报到注册功能。
学生在校期间的每个学期注册同样使用迎新注册系统。学生毕业离校业务通过电子离校系统支持。
依此，完成了学生全生命周期管理与服务，完整记录了学生各个重要的时间节点与事件，图2展示了学生状态变化过程。
图2 学生状态与用户全生命周期管理平台交互关系
特色应用
拍照采用人脸识别技术
2011年起采用先进的人脸识别技术，应用于校园卡采集照片。免于手工对准人像、裁剪照片等工作，大大提高了拍照效率，拍照时间缩短至10秒以内，约为原来的三分之一，大大减少了排队量。
掌上迎新
在2011年迎新中首次采用掌上迎新服务，使得新生早在收到录取通知书时，就可以通过智能手机或平板电脑便捷地访问掌上迎新网站，查询基于Google地图服务的校园地图、查找建筑/地标、查询路径、新生信息、报名流程、常见问题、校内住宿、常用站点等信息，提前融入校园。掌上迎新网功能与电脑版完全一致，但其界面更简单，操作更便捷，更加符合手持设备用户的使用习惯。
为了使得系统界面适合手机等小型设备，本系统的网页设计使用Dojo工具。核心地图功能使用Google Maps API（地图编程接口）。
即时通信系统——海豚IM
2013年推出“即时通信系统（海豚IM）”。该系统是一个基于西安交通大学数字校园的即时消息推送系统，具备独特功能，实现 : “手机摇一摇，同学早知道”，自动发现老乡、舍友、同学等。
海豚IM的主要特色是：
1.服务器端采用Openfire进行业务处理，主要实现:用户注册、用户认证、记录系统日志。
2.系统遵循XMPP协议。
3. 海豚IM具备iOS客户端、安卓客户端，基于开源软件Spark实现具体功能。可以进行实时信息交流、添加好友、维护个人信息、更换头像等功能。
4.系统中的用户全部来自与校内的教师和学生，是第一款用于高校的实名制实时信息交流系统。新生与师生之间的关系可以在完成招生工作后就自动录入系统，新生获得NetID后，就可以获得海豚IM账号，在系统内寻找同学与老师，进行信息交流。
5.为了用户使用方便，不仅可以发送文字消息，还可以直接进行语音对讲。
6.特别增加“手机摇一摇”功能，实现随机交友，增加用户间的互动和联系。通过轻摇手机，可以自动发现离用户最近的同学，从同一县城，到同一地市，到同省，帮助新生快速认识本地老乡；还可以自动发现同宿舍的同学，帮助新生提前开始认识舍友，建立友谊；还可以自动发现同班同学，帮助新生快速融入班级生活。
图3 步步入学部分界面
图4 迎新现场流程
步步入学
2014年，在数字化迎新的基础上开发出升级版的“步步入学”应用，率先在国内高校推出了基于消息推送、智能地理位置导引的手机应用，如图3所示。
本应用的亮点是整合了学校各类服务资源，通过感知新生地理位置个性化推送信息，在迎新过程中变被动信息查询为主动信息推送，是以往信息化工作的又一次升华。从新生成为交大一员的第一刻起，它将指引新生如何到达学校，认识交大校园，帮助新生完成报到，还会提供贴心的生活学习信息。例如,新生在家时，推送报到注意事项提醒；新生抵达西安火车站或机场后，推送到校交通方式提醒；新生进入学校后，推送报到地点与报到流程提醒；推送个性化学习提醒、生活信息等。
迎新注册系统
2015年，升级了“迎新注册系统”，以校园卡为介质，新生学费经银行代扣后，只需在报到现场刷卡即可完成“一站式”报到，如图4所示。升级后的系统为学院及部门管理员提供更丰富、更灵活的综合查询、统计分析功能；另外不受时间、地点、网络、设备的限制，集中迎新结束后，仍然可以继续办理报道、注册等各项业务，延展了业务办理时间，提高了便捷性。管理员可以快速查询自己所管辖的学生的迎新业务办理进度与结果，统计报到过程中出现问题的学生、注册成功的学生，对于学生的缴欠费情况也能实时掌握，进一步督促学生及时缴费。避免了过去信息不一致、滞后等现象，方便信息共享，支持随时随地查询，为新生报到注册的管控提供技术保障。
迎新注册系统主要解决信息不对称和数据交互问题，主要功能如下：
1.信息发布获取平台，解决信息不对称问题；
2.数据交换的平台，接收和发布各种数据，可以导出成Excel、DBF等中间介质；
3.报表统计分析平台，对迎新数据进行统计分析，以图表展示；
4.监控预警平台，实时监控现场视频，并发布人流密集度数据，为“流控”提供数据。
各类用户在迎新网站中的工作任务和获得的服务见表1。以用户为中心整合迎新、注册、离校、校园卡、财务、教务、招生、学生工作、就业、校友等业务系统的数据，按照时间维度对数据进行展示。通过时间轴的方式显示用户每个时间节点的状态、行为、成果，并且是可以透视探查更深层次的属性信息。
能够及时查询新生的报到、注册、离校情况，并通过日报、周报、月报、年报方式进行数据汇总，为各个业务部门提供相关的统计报表。
对绿色通道数据、欠费数据、未报到数据进行分析，发现若干关系，并提供预警功能。及时对有欠费和放弃入学倾向的学生发送信息，督促其尽快缴费。
电子离校系统
“电子离校系统”与财务处、学生处、公安处、组织部、图书馆、网络中心等离校业务相关部门自动对接，实现了离校业务的网上无纸化办公；大大减少人工审核环节，使70%的毕业生从7~8项离校手续变成2-3项，每年减少六万个盖章，方便了广大毕业生。
（作者单位为西安交通大学网络中心）