构建医院全面预算信息化管理体系探讨
【关键词】预算管理 信息系统 财务管理中图分类号 R197 文献标识码 B DOI 10.19660/j.issn.1671-0592.2018.07.23
Discussion on hospital total budget information system management / LIU Guangqi// Chinese Hospitals. -2018,22(7):71-73
【Abstract】Budget management, as an important part of financial management, runs through all aspects of financial management and is an important manifestation of the overall management level of a hospital. With the full use of scientific innovation technology and based on the defects in the hospital management, the overall budget management system of the hospital has been developed and problems arising from the basic design to the implementation process and the improvement methods has been carried out to achieve the requirements of lean management. Relevant suggestions for the future development are put forward.
【Key words】budget management, information system, financial management Author's address：Shanghai the 6th People's Hospital, East Branch, No.222, Huan Hu Xi San Road, Nanhui Xincheng Town, Pudong New Area, Shanghai, 201306, PRC
根据《医院财务制度》的最新要求，医院要实行全面预算管理，建立健全预算编制、审批、执行、调整、决算、分析和考核等制度[1]。目前，全面预算管理的重要性日益显现，医院管理人员对预算管理的重视程度大幅提升，如何更加科学化、精细化地进行预算管理是目前各医院的重要课题[2]。上海市第六人民医院东院秉承科技创新理念，通过信息化手段不断探索预算管理方法和流程，构建了全面预算信息化管理平台，有效提升了医院预算管理水平。
1 医院预算管理面临的问题
1.1 管理手段落后，不能满足预算管理要求
医院各职能部门手工编制科室预算表，然后将数据报送财务部门，再由财务部门对各科室的预算金额进行统筹和汇总，完成医院总预算后经医院预算管理委员会讨论通过。编制预算的过程中不但会存在数据报送错误和遗漏，还会产生各部门报送口径不一致等问题。各部门对预算编制口径与财务口径理解不同，也会产生一定的预算差异。这样一来，预算编制产生的问题就会直接影响到全面预算管理的整体效果。
1.2 项目合同的签订无法与预算挂钩
由于编制预算时采用手工记账的方式，合同审批流程又设在医院OA平台上，然而OA平台仅用于审批流程，与财务核算系统没有任何对接和关联。医院管理人员在审批合同订立时，无法对财务预算表进行实时查看，经常存在合同金额与预算金额不符，甚至预算超支的情况。医院每年签订合同数量较大，如果经常出现类似情况，会对预算执行情况产生较大影响。
1.3 合同执行情况无法进行有效控制
通常在合同签订后，医院和供应商会根据合同签订的条款进行供货付款。但有时也会出现特殊情况，例如供货不及时、施工进度延缓、因资金紧张延迟付款等，此时就会有合同执行和合同条款不相符的情况发生。财务部门对此类特殊情况无法进行有效管控。
1.4 支出与预算不匹配
在预算编制过程中，如果支出明细没有细化，待实际支出时，就会发生支出项目无法对应预算支出明细、支出超预算等情况。而缺乏财务知识的报销人员一旦遇到这种情况，多会随意将这笔支出填入错误的预算支出明细中，造成支出与预算不匹配。然而遇到此类情况后，如果对每笔支出都审核对应的预算明细，工作量太大，因此财务人员一般没有对这种情况进行有效管控。
①上海市第六人民医院东院，201306 上海市浦东新区南汇新城镇环湖西三路222号
1 . 5 预算分析仅满足基本需要，无法适应精细化管理要求
预算分析需要大量预算执行情况等基本数据支持，但基于手工编制的管理手段无法达到提供数据支持的要求。目前的预算分析仅仅停留在预算执行率等基本财务指标上，无法进行深层次预算分析。这对医院未来经济运行管理发展是一大阻碍。
2 医院全面预算管理体系信息化构建
从医院层面来看，医院全面预算管理信息化的主要需求是通过信息系统的财务核算平台上线来实现费用报销、预算管理及合同管理，为医院管理者提供有效、准确的针对院内各科室业务类型的分析数据，从而满足医院通过预算管控费用报销及合同管理的需求，准确便捷地为各类决策层提供有价值的财务信息，提高整个医院的财务分析效率和水平。从财务角度来看，医院财务部门想通过预算管理体系信息化建设和创新管理模式，实现控制费用报销的目的。
全面预算管理体系包括预算管理、合同管理及费用报销3个主要组成部分。这3部分相互衔接，环节紧扣，可以很好体现财务管理一体化的优势及特点。全面预算管理体系整体设计框架如图1所示。
2.1 预算管理
预算管理目前主要以利润表中的收入、成本、费用为主进行，按照excel模板来编制，下发到各科室部门，按期收回后进行汇总、分析。由于没有采用系统进行预算数据处理，因此数据准确性和及时性都存在问题，需要通过预算平台对预算数据集中管理、集中分析。同时，通过系统平台将预算系统与财务核算系统连通，实现预算数据、核算数据对比分析。
预算管理系统设计的主要需求是将下属各部门全面纳入预算管理系统。从年度预算开始，进行系统平台化的预算编制、审批、汇总、调整、合并、分析，再逐步细化，更加科学、合理地对经营预算加以管理。同时，结合费用报销系统，实现预算执行分析，为未来更加精细化的预算管理奠定基础。
2.2 合同管理
合同管理主要包括合同签订、合同会签、合同审批、合同执行、合同档案等功能模块。合同管理是承接预算管理和费用报销两大模块的核心模块，是经济运行管控的主要风险控制点。
合同管理的业务流程：由财务处把预算总金额分解到各职能部门，职能部门新建合同时会引用到预算额度，经办人在判断合同类型和采购方式后填写合同相关信息；合同新建后进入审批流程，审批流程和医院OA平台流程大致相应，可以避免合同审批与合同管理分离的情况发生。合同管理的信息数据会继续被费用报销模块使用，全面确保在预算的前提下签订、执行合同以及付款、报销。
2.3 费用报销
医院目前使用的手工报销流程无法与财务系统对接，没有形成系统性预算体系也无法对预算数与实际数进行差异分析。费用报销管理对信息系统的需求是实现预算控制费用报销、超预算给予提示、提供费用报销数据作为预算实际执行数据进行分析。通过预算模块的自定义报表进行不同纬度的预算分析。费用报销模块的主要作用是通过费用报销单的填报和审批来控制预算支出，对报销单中的相关费用类型进行预算扣减；在费用报销过程结束后与财务核算与记账系统进行对接，自动转化现金记账凭证和银行记账凭证，从而提高财务人员记账效率，避免重复劳动。
3 结合科技创新对预算管理体系信息化建设的思考
3.1 预算管理体系信息化构建的前期调研需要医院各职能部门共同参与
任何一项科技创新都离不开前期调研工作。预算管理体系信息化革新工程在保证基础工作能够正常开展的前提下进行开发才能成功。全面预算管理体系的构建是全院性的，在信息化体系构建的开端就需要有足够充分的调研工作作为铺垫，要照顾到全院职工方方面面的业务需求[ 3 ]。在预算分解方面要对职能部门编制预算的负责人进行培训，统一预算编制口径。合同管理模块的设计要兼顾临床科研合同、后勤设备部门采购合同以及其他一些非经济类合同等，尽可能做到不遗漏任何类型。各种合同的条款内容存在较大差异，要制作出适应各种合同条款内容的填报界面需要群策群力，收集足够基础信息才能完成。费用报销包括很多不同的类型，例如科研报销、能源支出、差旅费和会议费等。每种报销类型都有各自不同的审批流程，在费用报销模块设计时应给予足够重视。
3.2 医院需要根据自身需求和管理环境构建信息化体系
任何信息系统的开发都是为了解决目前所面临的问题。当然，在科技创新开发的过程中也需要考虑技术以及环境等因素。医院开发全面预算管理信息系统是为了提高医院财务管理水平，对预算进行有效管控。全面预算管理信息系统的功能可以满足医院目前的管理需求，但管理环境方面还有待改善。因为目前医院临床工作者普遍工作繁忙，每当接触到新的信息系统时总是抱着抵触的心理，不愿多学，所以在系统操作培训和推进新系统上线时，总会遇到员工因对新系统不熟悉而产生的各种误操作问题。在信息系统前期设计的过程中，要充分利用科技创新技术尽可能考虑操作简便性，让操作界面一目了然。
3.3 做好全面预算管理体系与财务核算体系对接
在费用报销过程结束后，通过信息化手段与财务核算系统进行对接，完成费用报销单自动转化记账凭证。医院财务目前的记账规则和明细科目已经有了明显的改善，辅助明细内容较多，科室摘要等内容都很清晰明了。这就对预算管理系统与财务核算系统的对接提出了更高要求。要考虑到支出和记账时的对应关系等，先由财务人员对转化规则和转化内容进行归纳整理，然后系统工程师根据财务人员的实际需求进行系统设定和设计，最后进行凭证转化测试，尽可能保证所有费用报销单都能够转化为记账凭证。
3.4 为医院未来一体化管理打下良好基础
由于医院过去对信息系统的重视程度不够，每次引进新系统都没有医院管理一体化的概念和意识。科技创新固然重要，但也需要进行统筹规划[4]。全面预算管理系统打破了医院财务信息系统孤岛，整合了预算管理、合同管理、报销管理的系统功能，并与财务核算系统进行了良好对接，未来还可以考虑在全面预算管理信息系统中融入更多其他信息系统的功能模块，结合科技创新的理念为医院全面一体化管理打下良好的基础。
参考文献
[1] 李雅雪.关于公立医院实施全面预算管理问题的思考[J].中国集体经济,2018,34(8):69-70.
[2] 王健.医院全面预算建设与改进探究[J].中国卫生产业,2017,14(21):148-149.
[3] 杜蓓蓓.公立医院全面预算管理的内部控制建设[J].中国总会计师,2018(1):106-107.
[4] 韩斌斌.关于医院实施全面预算管理的思考[J].中国卫生经济,2016,35(12):101-103.
通信作者
刘广奇：上海市第六人民医院东院财务处会计科会计师E-mail：[email protected]
[收稿日期 2018-04-17](责任编辑 鲍文琦)