学会抛弃过去使用新的实践
编者按
2016年1月，美国高等教育信息化协会（EDUCAUSE）评选出了2016年的高等教育年度十大IT议题及战略技术。这十大议题包括：信息安全、优化教育技术、学生成就技术、I T工作团队的招聘和稳定、学校数据管理、I T经费投入模式、商业智能和分析、企业应用集成、IT组织的发展和电子学习（E-learning）与在线教育。这些议题反映了如下三个类型：抛弃（Divest）——高等教育的IT组织1正在逐步抛弃局部优化和本地交付的技术、架构和流程，并迁移到标准化的、基于云的服务和架构上去；再投入（Reinvest）——高校正进行一些关键领域的再投入，确保为管理重新构建的IT职能和利用IT技术支持学校使命的差异化做好准备；差异化（Differentiate）——为强化学校的独特文化、使命和战略，学院和大学正在将I T技术的应用作为一项战略性的区分点，这在教学的分析方面尤为突出。从本期开始，本刊将分三期连载这些议题的内容。本文重点阐述了第一种类型——抛弃的几个主题，即学校数据管理和企业应用集成。
如何在高等教育中应用信息技术从来就不是一件容易把握的事，但是近来，从事这项工作就像是在“仅仅是困难”和“完全不可能”两个选项中做出选择。部分是因为许多东西变化得太快——信息技术和高等教育、机遇和期望、需求和经费；部分是因为我们正在试图用老办法去解决新问题。想想在机动车发展的早期驾驶汽车——当然，那时有道路，但是道路又狭窄又坑洼，并且是根据各种各样的老式车辆和交通形式而修建的。必需的燃料来源很难找；为马车设计的交通规则也让驾驶员感觉挫败不已。当然，早期驾驶员的驾驶经验也很欠缺。旧的基础设施就这样限制了新型汽车的发展潜力。和上面的例子类似，学院和大学在很多方面都在指望靠现有的行业生态——人员、流程和文化——能不加改变地支持今天完全不同的新技术。
如何来改变行业生态，以跟上形势发展？2016年EDUCAUSE十大IT议题给出了明确回应：抛弃、再投入和差异化（Divest, Reinvest and Differentiate），这十个议题划分为上述三个类型，如图1所示。高等教育的IT组织正在抛弃可以外包的技术和逐渐失效的实践做法，重新进行投入（“再投入”）来开发必要的能力和资源，以利用信息技术在学生成就2、经济负担能力、教学和科研的卓越性等方面促使高校获得有竞争力的差异化。2016年十大IT议题如下，其分类如图1所示。
1. 信息安全
实施整体、敏捷的信息安全措施，以建立安全的网络，制定安全策略，并减少高校在信息安全威胁下的暴露。
2. 优化教育技术
与教师和学术领导层合作，理解和支持教育创新，变革并优化教学中的信息技术应用，包括认识信息技术的合理应用水平。
3. 学生成就技术
实施制度化的措施和战略性地广泛应用信息技术，以提升学生的成就产出。
4. IT工作团队的招聘和稳定
在预算削减或持平以及外部竞争加剧的情况下，保证足够的团队规模并稳定队伍。
5. 学校数据管理
通过数据标准、集成、保护和治理，改进学校数据的管理。
6. IT经费投入模式
改进IT经费投入模式，以维持核心业务、支持创新和促进增长。
7. 商业智能和分析
为商业智能、报表和分析开发有效的方法，确保切合学校的优先事项和决策，并且能够使管理者、教师和学生便捷地获取和利用。
8. 企业应用集成
集成企业应用和服务，以使交付的系统、服务、流程和分析都是可扩展（可伸缩）和以用户为中心的。
9. IT组织发展
建立足够灵活的IT组织结构、人员角色和人才培养战略，以支持创新，并且适应配合高等教育、IT服务交付、技术和分析等各方面持续不断的变革。
10. 电子学习（E-learning）与在线教育
提供可伸缩和资源丰富的电子学习服务、设施和人员，以为在线教育访问量的增长和范围的扩大提供支持。
唯一能推动高等教育人员、流程和文化进入发展中的未来的办法，就是抛弃现有的、有效性告急的实践做法，而采用对全新世界适应的更好的新的实践。只是进行改善是不够的，因为这是用对当前实践的优化来取代对将来实践的开发。当前的一些实践做法必须要抛弃，才能给新的一套实践——即新的基础设施——腾出空间。这正是高等教育机构正在做的事情。58%的高校报告称，业务流程的重新设计（而不是优化）是对IT战略的一项主要影响。
“抛弃”也扩展到了技术和服务领域。很多学院和大学已经摆脱或者正在摆脱这个问题的局限：“在存在可靠、有效、紧跟发展的外部解决方案时，是否还要运行自有的基础设施和应用？” IT组织正在重新建设他们的系统和服务，并为之提供资源。原有服务向新兴平台的迁移是61%的学院和大学的IT战略中的主要部分；同时，共享服务是54%的学院和大学的IT战略的主要部分。今年十大议题中，两个是关注“抛弃”这一挑战的。
高校如何有效处理这两个议题来实现有效的“抛弃”呢？作为一个运作模式，“IT即服务”（IT as a Service）使IT组织变得更像一个业务部门，因而必须与可替代的供应商进行竞争，而不是更像成本中心3。这个模式聚焦于IT组织的效率和透明度，以限制和明晰成本；同时聚焦于服务和敏捷性，以全力应对学校社群4中不断变化的需要。“IT即服务”还包括了帮助IT组织实现效能和卓越的平衡的方法。
标准化和简明化是“IT即服务”的核心原则。复杂性降低效率。高等教育企业架构冗长、分散、支离破碎的现状就是无意中形成了复杂性的典型示例。这种复杂性是追求部门权力和决策的局部优化的结果。现在，高等教育需要其应用和系统能够以高成本效能的方式实现数据和流程共享，以支持各项服务和分析。设计良好的系统能有效面对当前和将来的需要。
系统集成包括了数据集成。数据集成所需的数据治理和管理要面向多重目标：开发有效的分析手段，同时降低成本和风险。数据的标准化和集成化，是高成本绩效的、可伸缩的和有效的分析的基础。没有学校层级上对数据治理的承诺和致力，数据标准化和集成化是几乎不可能实现的。数据利用方式的宽泛和深入增加了在受侵害风险中的暴露，也扩大了数据损害的潜在影响，因而使得数据保护变得比以往更加重要。
学校数据管理
通过数据标准、集成、保护和治理，改进学校数据的管理。
数据是使为高等教育使命提供动力的引擎。数据由教师、学生、校友、家长、捐赠者、职员和其他人托付给我们，用以支持在录取、资助、课程、研究、聘用、基础设施、投资、采购和医疗保健等各方面的决策。随着信息技术系统和应用多年以来的增值，管理这些基础性的数据变得愈发重要。
当前，大量的数据仍然存在于我们高校的“竖井”之中。这种状况是自然形成的，源自大多数学院和大学的松散本质，以及院系级别服务的自然发展。后者往往反映了校级服务的缺乏，以及校级IT组织在支持院系需求和优先事项上的有限能力。这种状况也反映出大多数高校直到最近都未能认识到数据战略的价值：这一战略将数据视为一种企业战略资产，并广泛对数据进行利用来促进学校战略目标、院系目标或运行目标的实现。目前，无论是在确定影响学生/学者成就的风险因素上，还是向学校成员们提供越来越个性化的服务上，相关的努力都依赖于分布于学校内外的异质的数据源。而甚至在面对一些最基本的数据问题——例如有多少学生和教师——的时候，许多高校都还要在多个（可能的）答案之间做斗争。这种情况下，高等教育连该做的事情都没有做。
高校必须要了解他们拥有哪些数据，但更重要的是如何通过考虑周到的治理和行政模式来慎重对待数据。数据治理是一个经过学校领导层授权的结构，以建立使用和共享数据的有效标准和实践做法，并对不同数据类型和部分的访问权的争论进行仲裁。对此，许多高校起步于明确数据所有权，根据私密性、合规要求和预期用途上的多样化的标准进行数据分类。数据行政是一个对学校数据的使用和共享（包括集成）的标准进行操作化的结构（或者团体），并且对如下事项负责：维护数据完整性；数据定义；授权、保留和配置的实践做法和办事程序；技术架构。数据管理需要有持续推进的评估和改进，以保持对新出和演进的规制要求的合规性，并维持敏捷性和灵活性。
虽然数据治理经常被视为是一个“IT问题”，但实际上是一个更大的业务问题。数据管理关系到多种角色和责任。所有的学校成员都需要理解他们的角色和责任，因此教育、拓展和培训都是有效数据治理的关键环节。
每个高校组织数据管理工作的方式都不一样，取决于现存的组织职位安排和职权大小。2015年ECAR的分析研究表明，根据高校的具体情况，首席信息官（CIO）、政策研究主管、首席学术官、校长、学生成就事务领导、专职的首席数据/分析官都可能是分析项目的领导。这里并没有唯一的最佳实践，只要能指定某个人来领导就行。
建议
设计数据架构和基础设施，能够支持学校和部门/院系的需求。认真考虑数据流、数据模式、数据标准、数据定义，以推动应用间数据集成、数据安全、隐私性、保留和配置政策，以及有效的治理和监督。
确保学校领导层参与到数据治理中，并且有意愿为数据管理政策和办事程序提供支持，因为这些政策和程序可能会变的富有争议。
确保数据管理活动有确实的资源保障。这是一项额外新增的责任，应当有相应的人力和经费保障。不要等到发生数据破坏和分析方案失败以后才开始向数据管理进行投入。
刚开始着手进行数据管理的高校应当采取有序得法的步骤：
深入研究。召集所有在学校数据上充满兴趣和拥有既定利益的人，讨论当前的痛点5、需求、未利用的机会，以及问题。从如何最好地管理学校数据开始对话。
定义：选择一个数据治理框架以分派数据所有权和责任归属，及定义决策流程。
提供信息：定义数据角色以后，开始询问每个角色中的人员，他们需要获得哪些信息才能做出有依据的决定。
确定优先级。聚焦于最大的痛点和最佳的机会（切入点）。这可以是一个非常有趣的过程，因为将要对不同数据群的优先级进行组合。如果对于学生数据而言，数据保留是第二位优先的问题，而对于人事数据只排第12，那么整体上的数据保留流程的优先级应该排第12，那么整体上的数据保留流程的优先级应该排在什么位置？
企业应用集成
集成企业应用和服务，以使交付的系统、服务、流程和分析都是可伸缩和以用户为中心的。
近来的一些关于高等教育价值的探讨的动态变化已经引发了更多的高校对改善成员服务的关注，以减少对学生和教师/研究人员实现成就的阻碍。今天，本质上所有学校为成员所提供的服务都是通过企业应用交付或者由企业应用支持的——不止是传统上被认为是ERP解决方案组成部分的那些服务，也包括依赖于ERP的数据或者向ERP反馈数据的辅助程序群。
通过分析，这些企业应用中的数据越来越多地得到利用和发挥作用，来深入认识哪些因素使学生处于风险之中，或者预测某项产出并对可能影响产出的干预措施进行支持。此外，在使交付每个成员的服务变得更加有针对性和个性化方面，这些数据也可以提供关于实现途径的深入认识，以降低服务“摩擦”，提升成员满意度，以及推动消除通往成功的障碍。
高校所提供服务的广泛性，伴随着为了将来的分析而捕捉和集成同样广泛的相关数据的渴望，意味着大多数高校付出了大量的努力来集成这些应用。广泛应用API（应用程序接口）的数据架构和应用将集成挑战变得多少容易了一些。同时，应用的数量和数据源和需要集成的数据量都在快速增长，导致频繁产生非常复杂的数据和应用版图，并愈发强调可伸缩性（以及可支持性）。集成和回归测试变的更加复杂和困难，同时学校的计划和日程需求持续地压缩了可以升级/更新和集成这些应用的时间窗口。此外，成员们对于部署新系统和服务所需时间的预期也显著减少。然而，学校用于管理和集成系统和服务的资源是非常有限的。
这是一个无论是自行开发的应用还是主流的ERP和LMS套件都在被重新考虑、改进和替换的时代。许多解决方案正在被迁移出或者已经迁移到学校以外。非常有吸引力的一个观念是，变革将会产生更加简单和更小的IT组织，但恐怕现实不会那么简单。一些管理和技术岗位确实消失了，但是它们将被另外一些新的岗位代替。这些岗位是拥有一个能够满足学校的业务、服务和战略需求的，安全的、划算的、集成的应用系统所必需的，如图2所示。最明显的一点是，学校必须要在厂商和合同管理、信息安全、企业架构、应用集成和IT服务管理方面提高胜任能力。
厂商和合同管理可以确保学校没有花冤枉钱，条款和条件是适当的，采购的组件和服务水准是正确的。
信息安全可以审计数据和系统安全，并确保最佳的实践做法和政策，以将数据破坏的可能性或影响降至最低。
企业架构可以确保系统和数据集成是高效的、可行的、可扩展的，而且是满足业务需要的。
企业应用集成或中间件分析师能理解现有的正在出现的最佳实践方法和技术，并且决定哪一个对于当前的IT环境和业务目标是最恰当的。
IT服务管理可以确保IT基础设施和服务处于良好管理的状态，以实现快速诊断和解决问题并将部署和变动造成的负面影响降到最低。
建议
明确企业应用集成的期望成果，以确保对此项工作的其他部分提供指导。
确保学校领导者理解数据和系统标准化的效率和战略收益，以使他们能够且将会支持为取得这些收益所需要的投资和变革。没有领导层的支持，这项工作将无法取得成功。
构建一个企业架构，能对满足学校业务需求和战略优先事项的系统、服务、流程和分析采取整体的视角。这种高层次规划使今后的高效率和灵活性成为可能。承诺并致力于维护这个架构。
审计现有的企业系统以及与之相连接或为之提供信息的分布式系统，以理解当前的数据流。当采购新的系统或应用时，应考虑它们的数据是否可以与现有的系统和应用相集成，以及集成的简单程度。
永远不要忽视数据的重要性。隔离的数据用途有限；脆弱的数据是等候出现的不祥的头条6。确保数据治理、集成和安全的权力和责任都是明确指派过和可问责的。
(翻译：清华大学信息化办公室 陈强)
参考阅读
1.全文中将IT organizations直译为“IT组织”，指的是高等学校里承担IT职能的部门或机构。因为学校组织架构的不同，应当更加接近于国内高校常说的“信息化部门”或者“IT部门”。
2. Student Success，作为大学和学院的一项目标互或使命，通过为学生提供知识、技能、能力培养的资源等方式，以使学生实现在学业中的成就，如顺利获得学位等，甚至可以因此而受益一生。
3.成本中心（cost center），指的是企业内部只对成本和费用承担控制、考核责任的单位。
4.“学校社群”（institutional community），指的是具有与学校有关的身份且互相之间有一定联系的人的群体，一般情况下包括学校学生、教师、职员的全体。“校园社群”（campus community）也是类似的含义。
5.痛点（pain points），商业用语，指对目标客户造成了困扰或者损失的，因而业务部门需要加以解决的问题，可能是真实的或者是客户认识上的。
6.该头条指的是会导致数据侵害事件，因而成为负面新闻的头条。
