一站式服务：让数据多跑路 师生少跑腿
随着信息化建设的持续推进，上海外国语大学贤达经济人文学院逐步建成了覆盖广大师生、面向重要职能部门的人事、财务、教务、迎新、离校等应用系统，基于公有云服务的邮件、微信企业号、即时通讯等移动办公平台，以及统一身份认证、公共数据库、数据交换平台等基础平台。这些系统及平台的上线运行，为建设师生一站式服务平台提供了良好的数据和业务基础条件。
自2017年起，学校开始筹建以数据服务和业务流程整合为目标的一站式服务平台。希望通过整合办事服务，广大师生通过一站式服务平台即可办理校内相关审批手续，审批者在电脑或手机上即可进行审批操作，申请人可实时看到每个环节的审批情况，真正做到让数据多跑路，让师生少折腾。
系统选型与部署
业务流程的建设不是一劳永逸的，随着学校的发展必然会出现新的流程，同时原有流程也会面临不断修改完善的情况。另外，作为民办高校，存在技术力量薄弱、信息化建设资金不充足、人员流动较快等实际问题。因此，在做系统选型时要特别关注该系统是否具备开发技术难度较低、开发周期短、后期修改维护方便等特点以满足后续业务流程快速更新的需要。同时，一站式服务平台将陆续开放给全校师生使用，要考虑系统是否具备承载大规模访问的能力。综合以上情况，学校一站式服务平台采用了购买成熟产品加部分功能定制开发的模式，通过公开招标择优选取承建厂商。
在系统部署方面，根据系统需求，并结合学校信息化建设实际情况，我们设计了如图1所示的部署方案，系统功能框如图2所示。
从图1可以看出：
1.部署一站式服务平台，至少需要4台服务器电脑（物理机或虚拟机均可）。若硬件资源充足，可将服务大厅与流程平台主程序分别部署在不同的机器上，以增强系统安全性并方便管理。
2.在4台服务器中，只有服务大厅及流程平台主程序服务器设置为可外部访问，其他服务器不可外部访问，可有效提升系统安全性。
3. 一站式服务平台与公共数据库及统一身份认证系统对接，用户信息从公共数据库自动推送，并由统一身份认证系统验证用户登录信息的有效性，满足了用户单点登录需求，保证了用户信息的及时更新并增强了系统安全性。
4. 一站式服务平台与邮件系统、微信企业号集成，用户在手机上可通过微信企业号进入一站式服务平台并进行业务申请、审批及查看操作；有“待办理”业务时，系统会定时发送邮件及微信提醒，以便用户及时处理相关业务。
从图2可以看出：
1.系统主要有四个功能模块：服务大厅、监控管理平台、流程设计平台及系统管理模块。服务大厅开放给校内师生办理相关业务，监控管理平台及流程设计平台开放给校内技术人员使用，系统管理模块只开放给系统管理员使用。分模块、分角色授权管理，可有效提升系统安全性，并方便日常管理。
2.在流程设计平台，可以对已发布流程进行修改完善，并以新版本的形式发布使用，旧版本的流程实例不受影响，新旧版本无缝切换，这对流程频繁更新的情况非常适用。
3.在监控管理平台，可以查看所有流程实例的处理状态，可以对异常流程进行手工处理，比如更换当前节点处理人、终止该实例等，从而避免了因为某些原因导致流程实例无法结束的异常情况。另外，在此平台可以对各流程实例数据进行查询、统计、导出，以满足后续统计工作需要。
4.系统管理模块主要是查看系统运行状态、用户分组及授权管理。对于各业务流程的各节点，不同组别有不同的操作权限，系统管理员在此模块对用户进行分组授权操作。
试运行及推广使用
校内广泛并频繁使用的用印申请流程，作为第一个正式上线流程于2018年初发布使用（如图3所示）。对于习惯了使用纸质申请单的用户，刚开始使用线上流程多少会有些不适应。为此，我们设置了一个月的过渡期，在流程上线的第一个月内，纸质申请单与线上流程均可使用。与此同时，我们通过发布使用手册、邮件推送、电话指导、上门演示等方法，逐步帮助用户熟悉一站式服务平台的使用方式，同时搜集用户提出的改进建议。在对这些建议进行整理分析之后，我们对用印流程进行了优化，随后发布了更贴合用户实际需求的新版本（如图4所示），主要修改了两点，一是在填写申请单时，申请人必须将待用印的文档作为附件上传系统，以便审批者查看；二是优化了流程的结束节点，以减轻办事人员的工作量。
经过一段时间的推广使用，用印申请流程得到了广大教职工的接受与肯定，纸质申请单顺利停止使用。
相较于纸质申请单，线上流程的好处是显而易见的：首先，申请人无需像以前拿着单子多次奔波找各级领导签字，现在只要在电脑或手机上就可以随时查看审批进度了，特别是在多校区办公的情况下能明显节省时间与精力；其次，各级领导也不再像以前那样经常在工作时间被上门打扰，而是可以自己安排时间集中进行线上审批；再次，各次审批的汇总数据可以在后台查看并导出，不需要再翻阅纸质单据，方便了办事人员的日常管理，而且每一个审批节点均有时间记录，直观体现了各节点的办事效率，为业务部门改进服务质量提供量化数据参考；最后，流程优化更加方便快捷，只要用户提出的需求是符合学校规定的、有利于提高办事效率的、经过评估可以实现的，在一站式服务平台上都能快速构建并发布使用。
经过半年多的建设与推广使用，学校一站式服务平台目前已经发布了十多个业务流程，包括用印申请、网络故障报修、开具财务票据等面向教职工的校内业务，以及即将上线的校内帮困申请等面向学生的业务流程。后续我们将持续搜集业务部门及用户的需求，优化现有流程的同时，建设更多的新流程，扩展服务范围，尝试创新应用，为师生的校园生活带来更丰富的信息化体验。
（责编：杨燕婷）
（作者单位为上海外国语大学贤达经济人文学院）