“新常态”下的研究生教育管理信息化系统设计

作者:□ 常凯赵艳莉黄文峰

【摘要】

随着我国经济社会发展，研究生教育改革发展也步入一个新的历史阶段。新形势下，研究生教育规模平稳增长，教育结构也进入适应需求、不断优化的新阶段。在“新常态”下，如何将现代网络信息技术融入研究生教育管理中，以提升研究生教育管理水平，成为研究生教育管理改革必须思考的关键问题。本文以研究生教育管理信息化系统为研究对象，分析“新常态”下研究生教育管理实践中遇到的现实问题，提出研究生教育管理信息化系统设计理念与方案，并以福州大学研究生教育管理系统设计为应用案例，为研究生教育管理信息化的发展提供参考。

【关键词】“新常态”；研究生教育管理；教育管理信息化；系统设计

【中图分类号】 G40-057

【文献标识码】 B

【文章编号】1009-458ｘ（2017）01-0071-06

“新常态”是中央执政新理念的关键词。作为核心人力资源与科技生产力的重要连接点，高等教育也是当今社会得以不断发展的智慧基础，我们必须意识到现阶段高等教育所存在的新常态与新特点（杜玉波, 2015）。在“新常态”背景下，从国家、区域、高校等层面分析和梳理学位与研究生教育管理发展面对的新趋势，能够极大地促进高等教育尤其是研究生教育的发展。自从我国实行改革开放以来，研究生教育事业成了促进经济社会不断进步的重要因素。近年来，我国的学位授予点与研究生教育规模也快速发展，我国逐渐跻身世界教育大国行列。即便我国已经具备了成为高等教育大国的实力，但并不意味着我国已成为高等教育的强国（任毅, 2016）。在今后推进“双一流”建设中，提升研究生培养质量是人才培养的重中之重，也对研究生教育管理提出了更高的要求。

一、研究生教育管理信息化研究背景

研究生教育体量的增加对研究生教育管理提出了更高、更新的要求，作为研究生教育管理的重要载体，信息化建设显得尤为重要。大量学者以研究生教育管理信息化建设为主题开展了一系列研究，如林勇和倪有源（2009）对研究生学位管理信息系统的开发进行了研究，开发了功能完善的研究生学位申请及学位授予管理系统，优化了学位申请与授予的工作流程，提高了办公效率。也有部分学者就如何将研究生教育管理的各个步骤进行信息化的改造进行研究，如王婧（2014）从在职研究生培养过程信息管理系统的设计展开，根据电子科技大学航空航天学院在职研究生培养的实际情况，开发出具备教学流程、开题报告控制流程和论文撰写流程三大核心功能的信息管理系统；孟俊峰（2009）从研究生教育管理信息系统的总体设计入手，采用模块化的编程思想，设计了研究生招生管理、培养与选课管理、毕业与学位管理、学籍管理等八个功能模块，实现了研究生教学管理工作的规范化、信息化与数字化。另有部分学者从研究生教育管理信息化过程中出现的问题出发提出相应的对策，如李门楼和郭嘉（2011）以中国地质大学研究生教育管理信息化为例，论述了其信息系统的结构、实现的过程、功能，以及取得的实效，探寻了影响研究生教育管理信息化发展的关键因素。还有一部分学者则从研究生教育管理信息系统的架构入手进行研究，如张建华（2014）研究设计了具有“社会—技术”双重属性的研究生教育知识管理系统架构，并对环境支持子系统的资源支持层和管理支持层的实现策略、调整方向和适配策略进行了分析与说明。以此为基础，本文从新时期研究生教育管理实际情况出发，结合研究生教育管理系统实际应用案例，重点探讨研究生教育管理信息化设计的理念与方案。

二、“新常态”下研究生教育管理实践中遇到的现实问题

近几年，研究生教育管理改革进行了大量的尝试，弹性学制、学分制培养等诸多的创新教育路径使研究生教育管理难度加大（李门楼,郭嘉,2011），也给管理过程中的信息处理、数据分析带来了困难，甚至连管理决策的制定都出现了很大的障碍。新形势需要一个很合理的顶层设计，针对研究生的招生、入学、培养、学位等各个环节开发一个综合管理平台（胡忠辉,2015）。

（一）研究生培养新需求带来新挑战

“新常态”带来的产业结构调整升级和经济发展方式转变，必然改变专业学位研究生的人才培养需求。可以说，提升专业学位研究生培养质量，有助于优化高等教育结构，提高研究生人才质量，以满足当今社会不断发展的需求（李立国, 2015）。如何在信息化管理过程中体现研究生分类管理的特点并做到有实效，是一个值得研究的问题。

除了研究生培养类型多这一特点之外，研究生培养环节多、个性化强、流程长，研究生、导师、任课教师和管理人员自律意识参差不齐、诚信意识尚未全面建立起来，特别是研究生多校区分布等客观问题，给研究生教育管理和质量保障体系的构建带来了新的挑战。当在校研究生达到万人规模时，完全依靠现有的研究生教育管理人员利用一般的研究生信息系统辅助的管理模式，难以对研究生培养全过程的质量进行实时、全方位的有效监控。

（二）传统人工管理方式影响管理效率

采用传统人工手段辅以简易研究生信息管理系统的模式，管理效率低，难以保证研究生教育的各项规章制度落实，由此可能产生学籍信息、专业培养方案、个人培养计划和课程学习成绩不一致等问题，难以杜绝培养过程关键环节可能存在的不规范现象和管理漏洞，包括部分任课教师随意调停课和上课不到位等现象，这些问题冲击着研究生课程教学的正常秩序。此外，及时、全面地收集培养过程各环节质量数据往往十分困难，更无法及时进行全面的培养质量分析。采用传统人工管理方法，研究生学籍异动、培养方案修改、调停课程、学位论文送审以及导师考核和管理等，往往需要依据纸质报告传递、审批，既烦琐又耗时，制约着管理效率和质量。

（三）大数据时代推进教育管理模式变革

传统的信息系统不仅无法满足研究生教育管理精细化和标准化的要求，更无法满足对研究生培养质量的全程跟踪、及时监控、质量评价和反馈优化的需要。基于互联网应用的“大数据”，充分发挥数据的收集挖据、统计分析和预测等功能，能够极大地推动高等教育管理的变革。

在当前的大数据背景下，除了关注研究生群体的学习、科研等宏观情况之外，对研究生个体发展的关注也必不可少。例如，通过对系统设计的重新调整，在跟踪研究生学业和科研情况的有关数据基础上，有效地分析和预测个体未来发展与研究生培养目标是否存在偏差，以便对培养计划做出及时调整，切实提升研究生培养质量。

三、研究生教育管理信息化系统设计理念与方案

（一）系统的建设目标

将研究生教育管理新理念和信息技术相结合，把保证研究生培养质量的各项规章制度以软件代码的形式融合并固化在管理信息系统中，打造一个覆盖研究生培养全过程的信息化管理平台，实现研究生培养管理与质量监控的规范化和精细化，保证培养质量。

（二）系统的总体设想

从构建研究生培养质量保障体系的角度出发，全面分析影响培养质量的关键环节，明确导师、学术负责人、行政管理人员的学术责任与行政责任，理清质量保障机制，在培养过程质量监控流程再造的基础上将研究生教育管理新理念和信息技术相结合，把各项管理规章制度融合在管理信息化系统中，打造一个新的信息化管理系统。

实现从研究生入学、培养到毕业和学位授予全过程各环节管理的信息化，确保每个培养环节严格按规章制度执行，任何一个环节没有完成，无法进入下一个环节，任何一个环节超过时限，下一个环节自然延期，直到延迟论文送审，从而实现研究生培养管理基础业务流程规范化和管理的精细化。研究生可以通过该系统详细了解自己的学习进展情况、存在的问题，以及获得的及时预警等；平台的各使用方（包括研究生、导师、任课教师和相关的管理人员）可以通过该管理信息系统提交各种申请，进行网上审批；根据系统设置的待办事务提醒功能，各角色可以方便、及时、高效地处理和审核相关的业务事项；系统根据操作用户角色的不同，赋予相应的工作内容和权限，对各角色工作任务的进程进行全程记录。此外，通过与移动通讯网互联，利用手机短信，实现业务流程各环节的工作要求及时送达和提醒；该系统还提供培养过程各环节数据的多种统计分析功能，自动生成各种统计报表，实时监督培养过程，为培养质量的管理和控制提供依据。

（三）系统的设计方案

信息化管理系统主要依托校园网、因特网和移动通讯网，实现覆盖研究生培养和学位授予管理全过程的业务信息化和自动化，应具有较高的可移植性和可扩展性，既适应研究生培养流程改革的新要求，又能适应不同学校、不同时期、不同管理方式和业务要求，还应具有较好的安全性和可维护性。

1.系统需求分析、功能模块与流程设计

根据研究生教育管理的现实需求，该系统包含培养方案管理、学籍管理、教务信箱、基础数据管理、专业与个人信息管理、课程管理、教师管理（包括导师和任课教师）、论文管理、毕业与学位管理以及与之相关的各类申请管理、系统管理和短信平台等功能模块。以面向用户提供个性化服务为出发点，按照系统用户设计功能模块和用户界面，不同的用户角色具有不同的业务需求和管理对象，因而具有不同的权限和相应的操作功能。图1显示了导师角色的操作界面。

由于研究生培养过程涉及多级多方的配合与交互，需要满足各种用户（包括研究生、导师、任课教师以及相关的负责人和管理人员等）通过网络提交和审批各种申请，包括调课申请、调整个人培养计划申请、开题报告申请、论文送审资格申请、授予学位申请等。针对本系统主要操作用户不同的角色，赋予相应的工作内容和权限，并对各角色工作任务完成的进程进行全程记录；根据每个人的工作职责动态分配功能，同一用户在该系统中可以进行不同身份间的切换。设计不同操作用户待办事项提醒功能，集中列出待办事项，及时进行提醒，方便各角色及时、高效地处理和审核相关业务。

图1 导师角色操作界面根据质量管理规章制度设计各业务环节的管理流程运行规则，主要包括：学籍和注册管理流程，专业培养方案和个人培养计划提交、论证和审核流程；课程信息、教学大纲和授课计划管理，研究生通过网络选课、排课管理，调停课管理，考试、成绩管理，课程评测流程管理；论文阶段开题申请、公告以及开题报告论证流程，论文预答辩申请与审核流程；学位（毕业）论文送审资格审查毕业与授予学位资格审核流程；研究生和导师可通过网络商议培养方案、开题报告等培养过程遇到的事宜。

2.系统权限管理与信息安全设计

系统涉及多种操作用户，同一用户可能担任不同的角色，不同的角色行使不同的审批权限，本系统设计出一个高效、安全的权限管理模块。由于系统存储着研究生和教师的大量个人信息，例如身份证、联系方式、家庭住址以及研究生平时课程分数等重要隐私资料，严格限制非授权用户访问管理信息系统，构建适合于各类合法用户的用户权限管理机制。本项目设计了基于角色的权限控制方法，对系统所有的合法用户进行对应的身份认证。基于此，根据不同用户在系统中所扮演的不同身份角色，在该系统中对其赋予相应的权限并进行严格的管理，并对用户的访问和操作加以控制与管理。

就管理部门而言，相应的岗位所承担的职责以及工作内容是基本稳定的，而岗位上的管理人员会发生调整。在系统设计上进行相应调整，提升系统的灵活性和实用性。例如：分离管理人员与业务角色的操作权限，并相应增加其工作内容和业务权限的范围。当管理人员所处的岗位发生变化时，只需进行简单的调整操作，就能使其拥有新业务的操作权限。系统的安全性也是考虑的重点，系统会对操作用户的操作动作进行全程监控和记录，并以操作日志的形式进行管理。此外，还要保障系统运行的准确性、安全性和稳定性，以防止因系统故障而导致重要数据的丢失。

3.系统软件体系结构

本系统采用基于.NET标准的多层Web应用架构开发平台，采用分层式设计，具有松散耦合、逻辑复用、标准定义等优点，具有较好健壮性、扩展性和可维护性。如图2所示，本信息化管理系统按层次分为表示层、业务逻辑层、数据访问层和数据库层。

图2 系统软件体系结构（1）表示层是为用户提供的可视化界面，是人机交互的接口，负责使用者与整个系统的交互。一方面，通过表示层采集业务处理所需的数据并导入数据库；另一方面，结合用户需求，将所需的数据以其希望的形式进行呈现。此外，还需针对系统不同用户角色设计不同的显示界面。

（2）业务逻辑层封装着各项业务处理的程序，是整个系统的核心和关键层。业务逻辑层的所有设计与研究生教育管理特有的逻辑密切相关。在业务逻辑层中，层与层之间属于松散的公共耦合，必须通过数据访问层才可访问到对应的数据库。通俗来讲，是通过接口模块IDAL实现对数据访问业务的调用。业务层可以方便地扩展功能或变更业务，既大大增强了系统的灵活性，也有效降低了系统维护的难度。

（3）数据访问层处理数据库的访问逻辑。系统需要处理的数据库对象分为两类：第一类是数据实体，与数据库中的各类数据表逐一对应。数据实体统一集中到Model程序，便于业务逻辑针对相应数据表进行读/写操作。数据访问层和业务逻辑层均通过引用程序集Model，实现对这些数据实体的操作。第二类是数据库对象，即属于数据的业务逻辑对象。由于其只具有外在行为，与数据没有直接关联，所有的数据库对象都集中在一个单独的接口模块IDAL上。在数据访问层，通过将数据实体与数据库对象的操作区分开来，促使二者之间的依赖性降低。当用户对数据库对象进行改变时，不会对Model模块中的数据实体对象造成任何影响。此项无关实现的设计，充足彰显了面向对象的设计理念，保证了系统的可扩展性及数据库的可复制性。

4.数据库设计

设计高度结构化、规范化和标准化的数据库，并设定相应的安全机制，以保证各类数据安全性。采用面向对象的数据库结构设计，模拟现实世界中实体之间的相互关系，将对象及其应用数据进行封装，使数据库结构更加清晰，不仅降低了开发应用的难度，也减少了后期维护的工作量。采用SQLServer2005作为数据库平台，使用集成的商业智能 (BI) 工具提供数据管理。数据引擎是系统所有数据处理及管理解决方案的核心，储存各类关系型数据和结构化数据。

5.制度设计

深入分析研究生培养过程的特点，确定培养质量管理的关键环节，即学籍与注册、制定培养方案、课程管理、开题报告与论文预答辩、论文送审资格审查、送审与答辩管理、毕业与授予学位资格审核、导师管理等，并将管理规章制度融合、固化在业务流程运行规则中。

以国家研究生招生录取库数据作为学籍管理的基本数据源，设计研究生学籍和注册管理业务流程，并与校内计财处缴费系统、国家教育部学信网对接，使系统可直接向学信网进行电子注册和上报毕业信息库，杜绝不同部门和上下级管理衔接的漏洞；制定专业培养方案和个人培养计划提交、论证和审核等关键环节的管理业务流程，确保每个培养环节严格执行规章制度；设计研究生学习全过程的进程标识、查询、学业预警和短信提醒等功能；设计研究生和教师网上各类申请和审批功能；确定不同角色用户的功能需求和权限，根据每个人的工作职责动态分配功能；设计待办事项提醒功能；设计培养过程各种数据的统计分析和自动生成报表功能，及时掌握研究生培养质量的状态和趋势，为管理人员强化薄弱环节的质量监控提供依据。

四、应用案例

福州大学把全面质量管理（TQM）的理念引入研究生培养质量保证机制中，构建了全新的以信息化管理平台——“福州大学研究生教育管理信息系统”（见图3），为研究生培养质量保证机制提供支持。经过6年多的应用实践，“福州大学研究生教育管理信息系统”很好地满足了研究生教育管理的现实需求，有力地促进了研究生培养质量的提升。

图3 福州大学研究生教育管理信息系统主界面该系统将研究生培养的质量管理规章制度以及质量保证机制融合、固化在各项管理业务流程及其运行规则中，有效提升了研究生培养全过程管理的规范化、信息化和自动化，避免了培养的关键环节可能存在的随意性，杜绝管理过程人为干扰和管理漏洞，确保研究生培养过程必要环节得到不折不扣的落实。

系统的数据挖掘功能与质量监控、绩效评价和奖励创新等激励机制有效结合，方便进行研究生培养环节的质量分析，为管理者强化薄弱环节质量监控、绩效分配提供依据。比如：通过对各环节培养质量数据的分析，可以确定学校重点抽查盲审的学位论文对象。同时，各学院、各培养环节、导师指导研究生的质量数据一目了然，为管理者强化薄弱环节的质量监控提供依据（见图4）。与手机联网，自动以短信将待办事项和任务要求及时送达有关用户，并设有集中的待办事项目录清单和处理按钮，使业务流程质量管理和监控更加便捷、顺畅、高效。

图4 数据挖掘功能与质量监控、绩效评价和奖励创新等激励机制的有效结合系统自动化、人性化的设计提高了管理效率。培养管理涉及研究生个人培养计划、课程、开题报告以及论文送审等大量工作，特别是毕业与学位授予资格审核以及各种报表的编制，以往前后需持续10多天，且容易出现差错。“福州大学研究生教育管理信息系统”只需点击一个按钮系统即可批量完成各项工作，工作时间缩短至1.5天。

该研究生教育管理信息化系统于2009年7月开始在福州大学研究生院投入运行；2013年9月开始分别在福建农林大学、内蒙古工业大学、福建中医药大学、福建工程学院、泉州师范学院等高校推广应用，成效显著。

五、小结

本文介绍了研究生教育管理信息化研发的背景，阐述了现阶段研究生教育管理存在的一系列问题，重点探讨了研究生教育管理信息系统的设计框架，并以福州大学研究生教育管理信息系统为例，展示了研究生教育管理信息化在提升研究生培养质量上的显著成效。

信息化不是一个技术，也不是一个技术的推广，而是一种管理理念（俞立中, 2013）。研究生教育管理信息化系统设计，不仅仅是管理系统在技术方面的升级调整，更重要的是研究生教育管理理念与模式的转变。科学且人性化的信息化管理是研究生教育管理工作的重要举措，也是适应研究生教育发展需求的必由之举。目前，基于一般的数据分析技术已经相对成熟，在研究生教育中已有大量的实际应用（孙东平, 2013）。在大数据思维下，相应的大数据分析方法也应用于研究生教育管理中（张鹏高, 张生, 李宣宣, 2015）。如今，建设研究生教育管理信息化的过程中出现的一个关键问题，即如何使研究生教育管理所具有的专门性与信息系统的标准性更加融合，需要我们在后续的研究生教育管理信息系统建设工作中深入探索（张辉,2013）。

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