跨地域、跨职能异地协同办公系统研究
文｜杜建红，冯 悦，付海亮，王小贺，秦东辉
一、研究背景
我国办公自动化从八十年代末期到今天已经发展了近三十年，它在各行各业都得到了广泛应用。行政办公系统的定义也已从最初的简单的公文处理扩展成通用的企事业单位信息交换的平台。随着经济的发展，各大企业业务不断扩展，很多企业已形成了以总部为中心多点生产的体系结构。企业内部异地业务的往来愈来愈多，为提高工作效率和综合管理水平，进一步落实总部的各项管理工作，解决地理位置差异带来的行政办公问题，企业迫切需要建设一套完整的跨地域、跨职能的行政办公系统来支撑总部与各分部的公文流转与信息沟通，借助网络化的办公环境，有效提高办公处理效率。
二、研究目标
本研究要实现的目标就是在企业总部和各分部之间建立一套跨地域、跨职能的协同行政办公系统，通过信息化手段，解决由于地域和人员的分散办公方式造成的公文信息流通不畅的问题，并最终实现以下目标：
（一）实现公文异地签署和审批，满足企业总部及所属单位的公文流转需求。系统通过分布式的部署模式，依赖于文件交换中心，实现上下级管理单位之间的信息贯通，彻底解决异地信息沟通管理问题。
（二）实现企业内部组织架构和工作模式的统一。优化工作流程，提升企业总部与分部间的综合管理水平。不仅解决异地办公问题，同时，也为其它业务协同提供可参考的操作模式。
三、系统设计原则
为了能使设计的系统取得连续性、完整性，并考虑到信息化的后续发展，系统设计原则应该包含稳定性、安全性、实用性和先进性，具体如下：
（一）稳定性：系统必须保证架构稳定、功能顺畅、性能优化。能很好地适应企业现有操作环境并能长期稳定工作，并确保在应用高峰时段不会出现拥堵和数据丢失等情况发生。
（二）安全性：系统必须能提供良好的密级管理功能，确保系统符合国家保密局在BMB17及BMB20对涉密信息系统的分级保护要求及规范，并能顺利通过国家保密测评验收。
（三）实用性：系统设计要充分考虑用户实际工作需求和使用习惯，提高系统可用性和易用性。系统应突出数据、信息的主动推送，并能提供立体化的消息提醒机制和个性化的用户环境。
（四）先进性：系统设计要充分考虑与现有系统的融合以及未来技术的发展，真正形成符合用户成长需要和未来技术发展趋势的应用系统。
四、系统功能架构
异地协同行政办公系统，主要实现公文、签报审批和任务安排的异地统一管理，使信息能够方便、畅通地下达和上传。在办公过程中，数据通过签署后，按照协同办公需求，对于需要其他分部办理或审批的数据，系统将通过数据交换中心的数据交换服务，自动将数据和流程信息发往相应单位的服务器。其他单位的数据同样在经过签署后，根据需要将数据和流程信息通过数据交换中心向接收单位服务器的数据传输。
图1系统功能架构图Fig.1 Functional architecture of the system
五、系统网络架构
因为面临“以总部为中心多点生产”的办公模式，由此必须要解决异地协同工作问题，这就涉及应用服务器的部署方式问题。当前，对于服务器部署问题有集中式与分布式两种解决方式。
集中式部署采用总部建立一套系统供集团内所有用户访问的方式。分布式部署的含义是数据存储和服务器部署是分布各地的，在总部和各分部分别部署一套系统，通过复制等技术手段在后台完成数据同步。
集中式部署方式由于系统所有用户单位共用同一套系统，各种信息和文档的共享变得非常方便，任何单位任何个人都可以通过授权方便的获得相关信息，集团内部共享效率很高；由于系统主要设备都部署在集团总部，集团成员单位对网络等的要求相对降低，可以在集团部署后迅速部署；由于只在总部部署一套系统，所以容易建设，同时系统维护也比较方便。因此，集中式部署具有信息集中共享、快速集中部署、维护方便等优势，但是，采用集中式部署存在大并发用户使用时的性能问题，各成员单位都需要通过互联网或专网等进行访问，对集团总部的网络带宽有较高的要求。另外，因为在同一台服务器上工作，各成员单位的业务保密问题也值得考虑。
分布式部署方式，各单位分别部署一套系统，分别有各自独立的服务器、网络及应用系统，各单位各自管理自己的系统，仅对本单位的独立的系统进行授权管理。采用分布式部署，有以下优点：
（一）在实施过程中可以很方便的进行分步实施，降低实施风险，可分单位逐步进行部署，可以在各独立系统上线运行成功的基础上，最后部署交换中心即可；
（二）危险分散：由于各系统相对独立，系统安全性大幅度提高，单个服务器故障仅影响一个单位而不会影响到整个大系统；
（三）管理上独立：各单位各自建立自己的系统，系统管理员由本单位人员担任，便于管理和维护；同时，各单位也可以根据自身情况灵活地对系统进行配置而不受其他单位的影响；
（四）内部访问速度快：由于各单位独自一套系统，大多数访问通过局域网进行，内部访问速度快，对互联网依赖小，对互联网的带宽要求减少；
（五）大容量、大负荷能力：分布式系统便于减轻网络负担，降低对服务器等设备的要求，在提供大量用户同时上线方面具有明显的优势。
综合考虑两种部署方式的优缺点，结合本项目的实际情况，项目团队研究构建的跨地域、跨职能协同行政办公系统在网络架构上选择采用分布式部署方式，依赖于交换中心与反向代理服务，保证上下级管理单位之间的信息贯通。
图2系统网络拓扑图Fig.2 Network architecture of the system
笔者所了解的中航工业发动机院在组建之前，各分院都是一个独立的单位，有自己独立的办公系统来支撑日常办公业务的运转。在整个发动机院办公系统规划之初，既要考虑发动机院（一院五地）的互联互通，又要考虑本地的个性化服务需求与运行效率。基于此，中航工业发动机院采用分布式的部署模式，依赖于文件交换中心与反向代理服务，既保证上下级管理单位之间的信息贯通，便于统一决策管理、统一落地执行，又实现各分院系统相对独立，保证效率，保留特色。本研究构建的跨地域、跨职能协同办公系统已在中航工业发动机院成功完成了分布式部署，其应用效果如下：
（一）发文管理
发文管理模块用来处理内部制发的公文，可记录发文审批过程中的所有审批情况和意见；可记录所有进入系统的用户所做的操作；可实现公文修改的痕迹保留；可灵活定义发文处理流程；可处理审批及会签；可自动催办等。发文处理的全过程除包括拟稿、核稿、会签、流转、签发、分发、归档等常规操作以外，还可以通过选择板块的发送范围，通过文件交换中心下发到所属单位收文管理模块，所属单位收文运转情况也会通过文件交换中心反馈回本模块。效果如图3所示：
图3发文签署示意图Fig.3 Official document issued sketch map
待办事宜将会在用户登录办公系统之后，第一时间出现在首页面中最醒目的地方，提醒用户尽快处理，单击每项待办事宜即可进行相应的处理。另外，针对在总部及各分院都有任职的多身份用户，系统通过加载各分院数据源的方式进行待办事项的抓取，把该用户在各分院系统中的待办事项集中抓取到本地系统中显示，并通过标签页分组的形式呈现给用户。效果如图4所示:
图4待办任务显示图Fig.4 The to-do list display
（三）组织机构维护
大组织结构在文件交换中心体现，由各单位在本地办公系统中维护、自动同步到大组织结构中。交换中心中的大组织结构采用实时、定时两种方式与各单位的办公系统进行同步。大组织机构主要用于各地的办公系统交互选人时使用，同时，目前条件下，严格控制大组织机构的可见范围，通过分配交互模块权限限制信息的交互范围。效果如图5所示：
图5组织机构同步示意图Fig.5 The synchronization of organization mechanism
七、结束语
基于该体系构架下的异地协同行政办公系统已经在中航工业发动机院及各分院得到实施应用。运行结果表明，该协同办公平台功能强大，运行稳定可靠，使用维护方便，不仅很好的满足了中航工业发动机院现有组织机构模式下的信息流转需求，同时也为多组织、跨地域的公文流转，信息传递提供了可靠保障，取得了令人满意的效果。
在当前阶段，国企改革如火如荼，大型企事业集团兼并重组，组织模式日新月异。如何快速整合资源，增强协同是摆在企业面前的一个重要难题。充分利用信息化手段，快速搭建符合企业自身特色的工作平台，将资源进行无缝互联与共享，不仅大大提升新组织模式下的办公效率，而且有效的提升职工对新企业的认同感和归属感。笔者团队结合本单位协同办公系统的建设过程，总结一些建设心得，希望能为相关行业提供一些参考，以快速提升信息化建设应用水平。
作者单位：杜建红，冯 悦：沈阳发动机设计研究所 信息技术中心；付海亮，王小贺，秦东辉：金航数码科技有限责任公司。