数字化城建档案管理平台建设方案研究
文｜詹艳艳
一、引言
城市建设档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是城市发展历程的真实写照，囊括了在城市规划、建设和管理活动中形成的房屋建筑、道路桥梁、地下管线等各类重要工程档案。然而鉴于城建档案的特殊凭证性，目前国内各城建档案馆（室）接收入馆的档案大多为纸质档案，这就为档案的查阅利用带来了一定困难，同时也带来了一定隐患。根据《关于积极防御地震等自然灾害充分发挥城建档案作用的通知》记载，四川汶川地震对当地城建档案工作造成很大损失，汶川、北川、平武县城建档案室库房倒塌，导致其所存档案均被掩埋；广元、绵阳、江油、都江堰、崇州、绵竹、什邡等市城建档案馆，以及青川、安县、三台等县城建档案室馆房受损严重，为当地的抗震救灾和灾后重建工作增加了难度。因此，建设数字化城建档案管理平台刻不容缓，该平台无论是对提高馆藏档案的利用效率，还是对提高城建档案的容灾能力都具有十分重要的意义。
二、数字化城建档案管理平台的建设目标
数字化城建档案管理平台是采用信息化手段，将各种纸质、照片、录像等传统介质的城建档案信息转换为数字化档案信息，通过专门的软硬件设备搭建集快速检索、浏览、打印、统计等功能于一体的数字化城建档案管理平台。该平台利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、录音录像技术、网络技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等现代化技术，采用扫描仪、数码相机、模拟信号转换设备等对各种载体的城建档案进行数字化加工，将其转换为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，能被计算机识别的数字图像或数字文本，形成数字化档案信息库，并对数字化后的电子档案进行管理并提供查阅利用，同时通过双机热备技术、定期硬盘备份，结合同城备份、异地备份等备份模式，确保数字化档案的存储安全，提高馆藏档案的容灾能力。
三、构建数字化城建档案管理平台的网络拓扑结构
为确保数字化城建档案管理平台的正常运行，除服务器、工作站外，必要的输入设备，如文档扫描仪、图纸扫描仪；输出设备，如高速文档打印机、绘图仪、卷盒打印机等都是必不可少的。具体的网络拓补结构设计如图1所示：
图1 数字化城建档案管理平台网络拓扑结构图
四、数字化城建档案管理平台的项目实施流程
为确保数字化后的电子档案与纸质档案完全一致，笔者设计了一套完整的卷内目录、文字材料、图样材料等的录入、校验、审核流程，如图2所示。在实际操作过程中，若经校验或审核，发现数字化后电子的档案与原始纸质档案不符，则该平台将执行操作回滚。
图2 数字化城建档案管理平台操作流程
五、数字化城建档案管理平台的应用前景分析
数字化城建档案管理平台是现代化信息技术、网络技术、数据库技术、扫描技术等在城建档案管理领域的一个应用尝试，该平台利用计算机的程序语言和迅速便捷的网络传输技术，将数字化后的海量电子档案、程式化的数字化流程进行统一的规范化管理，相对于传统的档案管理模式而言，具有不可比拟的优势，主要体现在以下几点：
一是有利于提升查阅利用工作效率。该平台将数字化后形成的卷内目录和各种档案信息存储在功能强大、可随数据量增大而自动扩容的S Q L数据库中，进行规范化、高效率的仓储式管理，使数字化后的档案存储在一个“电子库房”中，可以方便地查询和利用，大大提高了馆藏档案从数字化到查询利用的工作效率。
二是有利于提升馆藏档案容灾能力。该平台采取双机热备、多介质多份备份等方式，防止因磁盘损坏导致的数据丢失，为电子档案提供了基础保障。同时，该平台及其电子档案构成数字化城建档案馆还可以通过同城备份，将电子档案备份于同一个城市的不同区域，用以应对电路故障、系统故障、网络故障、火灾、馆房倒塌等影响范围较小的突发事件；通过远程备份，将电子档案备份于处于不同气候带、地震带等灾情带，且相隔距离较远，不会同时受到同一突发性公共事件影响的城市，用以应对地震等大型灾害事件，从而最大程度地提高馆藏档案的容灾能力。
六、数字化城建档案管理平台运行效果
该平台已在绍兴市城市建设档案馆建成并投入使用，大大提高了城建档案查阅利用的工作效率。目前，共数字化工程档案25万余卷，仅2015年即数字化档案10.8万余卷，共计文字1178万余张，图纸39万余张。以大量电子档案为基础形成的电子档案数据库为该平台的运行提供了坚实的数据保障。如今，该平台已经可以满足大多数市民的查档、调档需求，其查阅利用的效率优势在相对复杂的查档案例上体现得尤为明显。例如，对于有的市民由于房屋建造年代久远，标识信息不清等原因，需要从多卷档案中查阅判断的情况，如果采用原始的纸质查档方式，则查档—调档—阅档—确认的过程，往往需要耗费半天，甚至一天的时间完成，而通过该平台，则可将查阅利用的时间缩短至几个小时，获得了查档者的一致好评。
七、结语
目前，该平台的运行已趋于稳定，拟将逐步推广到全市各区、县（市）城建档案馆（室），通过电信专网，实现全市城建档案的信息共享，为市民跨区域查档提供便利。
作者单位：绍兴市重大公建项目工程管理办公室。