关键词：电子商务；档案；便捷高效；智能化
电子商务给企业带来了一场技术革命，在企业的运营战略、内部管理、信息处理、文化内涵等方面，发生了较大转变。企业档案的载体形式发生了变化，在企业的商务活动中，纸质文件的应用越来越少，更多的是采用电子邮件、电子合同、电子签名的方式完成，并将这些数据存储在光盘、软盘、磁盘等存储介质中。人类社会的管理方式发生了变化，大量信息技术的运用，使得人类的许多文化观念也出现了差别，在信息时代，为了及时准确地获取信息，企业开始使用计算机和互联网。企业档案的管理方式随着载体的变化也发生了转变。进入电商时代后，企业的电子档案在其发展中将逐步占据主导地位。企业对档案的管理模式也应该跟上时代的步伐，进行更本性的变革，提高管理水平和处理效率，合理地开发和利用档案中包含的信息，使之能够更好地为企业的未来服务。
1、电子商务档案的特点
档案是社会组织或个人在人类的社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的记录，随着互联网技术的发展和电子商务等新兴行业的出现，档案也经历了由传统纸质档案到电子商务档案的发展，与纸质档案相比，电子商务档案具有明显的高效性、复杂性、密集性、虚拟性、经济性，更能满足当前社会的需要。
1.1形式多样，保护原件
普通纸质文档形式单一，随着时间的流逝，可能会出现一定的损耗，例如纸张破裂、字迹老化。而电子商务文档则可以重复使用，无损耗性，同时可以通过备份的方式延长寿命。基于电子商务档案信息存储的特点：由发生交易的双方在互联网上进行的一系列经济活动的记录组成，同一份档案信息中可以包含文字、数据、音频、视频、图片等各种形式的信息。
1.2高密度存储，经济环保
普通纸质档案存在诸多不足，如档案的建立及管理需要大量的人力和财力，分类和统计数据需要大量的时间，同时保存的过程中大量的纸张需求也不符合当前社会经济环保的发展需求。电子商务档案则很好的解决了这些问题，光碟、硬盘等介质的高密度存储使得纸张浪费的问题不复存在，各类档案管理系统更加方便了信息的分类、统计等，借助计算机处理档案更加方便高效。
1.3网络共享，方便传输
普通纸质档案多数情况下都是独份，以一种有形的信息资源存在，限制了档案的利用。而电子商务档案不再受到“孤本”的限制，能够在同一时间、不同地点被多个需求者以多种方式共享，得益于现代网络技术，档案使用者可以通过网络等多种手段方法远程获取所需的档案，打破了时间、地点的限制。
1.4依赖设备，网络不安全性
电子商务档案的阅读依赖计算机和相应的操作软件，不能由人工直接读取；而纸质档案则适合在较广泛的环境下阅读，不必借助任何特殊设备。此外，网络环境也存在一定的不安全性，虽然一般而言，电子商务档案都运用了加密技术，但一些不法分子利用非法技术侵袭保存档案的计算机，利用电子档案极易被拷贝的特性，电子商务档案被不法分子盗用从而危及国家和社会的例子也并不少见，这最终使得电子商务档案的信息安全面临巨大考验。
1.5规模庞大，复杂度高
电子商务档案中相关的记录由互联网自动生成，不再需要人工的识别与记载，交易双方所完成的每个过程都被网络自动记录，且从交易开始到交易结束的整个过程都是在网络这个虚拟环境中完成的，随着企业在规模上的壮大和商品数量种类的增多，交易发生的频率和交易总量也将不断上升，基于此点，电子商务档案无疑是异常庞大的，同时多样化的媒介信息，不断增长的信息种类和数目以及为了保障档案安全所使用的加密技术，也决定了它的复杂程度。
2、电子商务档案的智能化发展
自电子商务出现以来，其迅速发展就成为了当今世界的主要商业形态之一，随着电子商务的这一态势，企业之间的竞争也日趋激烈，如何在这样激烈的竞争中提高企业的核心竞争力，就成了企业决策者的一大难题。在运营的过程中，产生的大量电子商务档案，如何进行管理与分析，则是企业的又一大难题。电子商务档案的智能化，将很可能成为解决这两大难题的金钥匙。
2.1存储智能化
2.1.1 智能设备的支持
电子商务档案作为交易双方在交易过程中产生的一系列活动的记录，包含了货品的基本信息、客户的有关资料等数据，一系列的字符串，其本质是数字，在保存信息时，这些数据需要借助计算机、服务器、相关的移动存储设备和相应的操作软件，同时在进行档案的读取时，也离不开它们的支持。在当前大数据的背景下，全球数据量呈指数级增长，电子商务档案也将面临巨大的存储压力。未来的电子商务档案，必然应当具备信息提取的及时性和便利性，不会受到时间和地点等外界条件的约束，随时随地获取所需要的档案信息。电子商务档案智能化的过程中，信息的提取方式也需要转变，以能够支持不同的智能化设备为标准，同时，控制设备对档案的编辑、备份、增删等操作的权限，让档案信息更加安全保密。
2.1.2 存储与管理
对所有的企业而言，在管理方面比较优秀的，其档案都是由专业人员进行管理，但目前的现状是，一些规模较大的、效益较好的电商企业并没有设立档案管理的专职部门，人员的流动性较大，在交接这些档案的过程中难免会出现纰漏，进而在一定程度上造成了档案的断层；部分电商企业虽然配备了相应的专职人员对电子商务档案进行管理，但由于某些专业知识的缺乏，电子商务档案的价值并不能得到充分的发挥。此外，缺乏相应的管理制度、约束机制、行为规范，电子商务档案的收集、整理、保存、使用较为混乱，一定程度上造成了档案的散乱无序，给企业带来不可预知的损失。
电子商务档案存储智能化的这一思路，将存储和管理结合，使得计算机系统、档案管理模式发生了巨大改变，将一部分运算能力和控制功能交由存储设备执行，简化了存储管理过程中一些不必要的麻烦。电子商务档案在当前的社会环境下，对信息的全面性要切越来越高，商品的基本信息、客户的使用体验以及后期的问题反馈，甚至包括商品的售后服务等相关数据，一旦发生数据丢失的情况，很可能会造成不可预知的损失。而存储设备的这一变化，将使其集数据存储、数据运算和控制功能于一身，不仅极大的减少了人工的操作量，缩短了操作的时间花费，控制功能足以完成存储信息过程中相关的监控和调节工作，第一时间发现隐患并采取相应的措施，保证数据存储的质量和安全。
2.2检索智能化
2.2.1 智能检索
在传统纸质档案时代，信息的查阅主要由人工完成，而庞大的工程量，意味着大量的人力和时间花费，虽然档案的分类管理能够有效的缩短时间，减少人力，但依然需要完成庞大的工作量。随着电子商务的兴起，电子商务档案得以出现，相关的计算机辅助检索很好的解决了这一问题，只需要花费极短的时间和一定的设备支持，检索软件就能根据你的需要给出你想要的答案。但面对各式各样的电子商务档案，计算机辅助检索也开始无能为力了，文字、图片、数字、音频、视频等，甚至一些加密文档，增加了检索的难度；电子商务的快速发展、广泛分布，最终将带来电子商务的全球化，随之出现的，电子商务档案的全球性，交易途径的多样性以及交易使用语言的复杂性，增加了检索的工作量。未来，计算机的计算能力的提高以及检索算法的优化，能够有效缩短检索花费的时间，而基于计算机的推理思想，在电子商务档案的检索中，可以做到以模式识别和图景分析为核心进行图形图像检索，促进信息检索工具朝着更为智能的方向发展。
2.2.2 智能排序
计算机智能技术带动了信息检索的智能化，与此类似，与电子商务档案信息有关的智能检索发展意义重大。对智能检索而言，综合考虑检索结果和检索词的相关性、重要性是在进行智能检索结果排序的过程中极为重要的环节，前者决定检索的准确性，后者则关乎来源的权威性，两相结合，使得检索结果能够更加准确合理的排序，检索的效率也随之提高。
2.3应用智能化
2.3.1 客户信息管理
电子商务档案中，客户档案是重要的组成部分，大量的用户信息被录入其中，如何利用好这一笔宝贵的财富，建立良好的客户关系？这是大部分商家长期研究的命题。
在商家和客户之间增加了一种新的交流方式，二者之间建立起一种细水长流的关系。商家之间的核心竞争力已不再只是商品质量了，企业的管理者在注重商品质量的同时，在如何维护客户关系这一问题上，也应该改变思维方法，以智能化的客户关系管理，加强对客户的服务。如全球著名的购物平台亚马逊（Amazon）通过用户的购买行为，进行个性化推荐；美国第二大零售商塔吉特（Target）通过客户的历史采购记录，找出怀孕的客户进行针对性的营销。通过智能化管理，了解客户当前需求，进而能够针对客户做出最有效的营销方案，既不会使客户觉得反感，又能够供其所需，获得利润。客户管理的智能化，将有效提高客户的满意度，让商家的效益和效率有所提升。
2.3.2 情商预测
对一些运营状况较好的企业而言，其电子商务档案中含有大量的客户信息、销售流程、售后服务情况等数据，但是如果没有一个强大的智能管理系统对这些数据进行分析和处理，不能充分发掘和利用其中的信息所包含的价值，无疑是企业的一大损失。
在企业进行大量的数据分析时，情商的预测能够起到很好的作用，尤其是高度智能的情商预测，将为企业提供更为科学的管理思想，更加精确的客户需求，更具针对性的营销方式，更加清晰明确的发展方向，更全面周到的售后服务。与此同时，提升企业的盈利水平，拓展企业的发展空间。情商预测的智能化，将能够很好的实现企业目前的发展需求和商业实践，在对市场的现状了解和未来的发展趋势上，也能起到很好的指导作用，为企业的决策者提供及时有效、精准明确的数据。
2.3.3 商业数据分析
在对市场和消费者之间联系的不断学习这一过程中，企业的商业模式不断重塑，产品的营销由被动变为主动，商家之间的核心竞争力由商品本身变为服务。通过智能化的分析数据和处理数据满足商业需求，实践商业价值，利用智能化的营销策划维护客户关系，借此，企业能够对商品和市场信息做到全面分析，企业的管理也将得到优化。
结语
网络技术与信息技术的飞速发展催生了电子商务行业，电子商务行业的全球普及推动了商务档案的数据化，而电子商务档案的能力尚且有限，其智能化的趋势变得越来越明显。电子商务档案的智能化管理，离不开智能存储、智能检索、智能应用，它需要多方配合，协力完成。遵循社会发展的规律，迎接电子时代下全新的档案管理模式，推动企业发展，在时代大潮中不断壮大。
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作者简介：程瑞红，本科，濮阳职业技术学院，研究方向：档案管理。